Linee guida per i processi e le procedure del lavoro
Stamane sentivo alla radio che bisognerebbe modificare il calendario e indire il capodanno al 1 settembre, perché dopo le ferie estive inizia un nuovo anno per tutti, per chi lavora e per chi studia.
Come tutti sanno a capodanno si fa sempre una lunga lista di buoni propositi.
Professionalmente il mio buon proposito di questo “inizio anno” è adottare il sistema che usano le grandi aziende, creando un manuale interno dei processi di lavoro.
“Perché questa decisione? Semplice!”
Lavorando si scopre che si sono alcuni processi che si ripetono ogni volta e lavorando in un team si scopre lì importanza di creare schemi e strutture comuni a tutti.
Pertanto avere una guida dove poter trovar scritto indicazioni su passaggi, procedure e altro, permette di creare degli standard che snelliscono il lavoro e si crea una conoscenza comune che sarà facile da trasmettere ad un nuovo membro dello staff.
Come stilare le linee guida
Il documento che si andrà a stilare sarà diverso per ogni azienda e/o professionista, ci potrebbero essere più linee guida, una per la parte amministrativa e una per la parte tecnica, ma credo che solo le grandi aziende abbiano bisogno di avere più documenti.
Prendiamo il caso di un solo documento, può essere scritto a più mani, ogni persona che ricopre un ruolo specifico può dare il proprio contributo scrivendo la parte che gli compete professionalmente.
Es.
il responsabile della programmazione potrebbe stilare su come devono essere impostati e salvati i file ‘funzione’ o mettere un capito su come rendere sicuro il sito da parte di attacchi di eventuali haker, mentre il responsabile della grafica potrebbe stilare alcune indicazioni su quali nome e cartelle deve essere composto un sito e dove salvare i vari file ecc.
Naturalmente su un lavoro a più mani è importante che ci sia un coordinatore, che metta assieme i vari pezzi e crei un indice. Una cosa importante da tenere presente è che il documento deve essere pensato nell’ottica che negli anni potrà avere delle modifiche, ma soprattutto verrà ampliato con altre informazioni.
Quello che mi sento di consigliare è di creare nell’indice delle categorie es. grafica, amministrazione, programmazione ecc., ogni categoria avrà così dei capitoli ed eventualmente dei sottocapitoli.
Non facciamoci spaventare dalla mole di cose che si potrebbero scrivere, partiamo col mettere giù l’indice e con l’obiettivo di scrivere solo le prime cose più importanti, per il resto diamoci l’impegno di aggiungere un capitolo a settimana, vedrete che in breve sarà pronto.
Chi deve adottare le linee guida
Reputo che sia utile a tutti i livelli, non solo per le grandi aziende.
Per i team di lavoro potrebbe essere un utile strumento per creare degli standard e permettere a tutti di poter intervenire su un progetto anche a fasi avanzate. Ma non solo potrebbe essere uno strumento di conoscenza in modo da poter far fronte ad eventuali emergenze.
Per un professionista un utile documento che sia di sostegno alle giornate NO, quando non si sa da dove iniziare e finire, potrebbe essere la valida guida che indica la strada.
Per i collaboratori interni ed esterni, potrebbe essere uno strumento per formarli in maniera veloce e sicura sulla struttura dell’azienda, sui processi di lavoro e sugli standard da seguire.
Soprattutto per tutti colore che vogliono migliorare il proprio lavoro.
Buone Linee guida a tutti!
L'Autore
Sharon Sala - ma sul web ADVsha. Appassionata alla comunicazione da sempre. Mia madre racconta che prima ho imparato a parlare poi a camminare. L'infanzia è passata tra chilometri di carta e fiumi d'inchiostro, per scrivere, per disegnare, per esprimere, per comunicare e dopo quasi 30 anni di vita le parole ancora si affollano nella mia mente instancabile. Incanalo questa mia voglia di esprimermi in una professione legata alla grafica, ma la fine degli anni 90 portano interne nella mia vita e scopro il web e le sue mille sfaccettature. Sono un tipo curioso e fin da subito ho cercato di provare tutti i servizi free disponibili, blog, forum, chat, community... giungono così anche ai primi siti, ai banner alle newsletter, alle dem. La mia stragrande voglia di fare nella vita mi ha portato a cedere il posto di web designer ai colleghi per prendere il ruolo ci coordinatore, capo progetto, project manager o come si vuole chiamare, l'obiettivo rimane sempre quello di arrivare ad un ruolo nel web-marketing, perchè come dico sempre non voglio essere un numero, ma mi piace fare la differenza!
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8 Commenti
Fino a quando uno lavora da solo è tutto molto più semplice, ma quando inizia ad entrare in un team sicuramente una guida di base è uno strumento utile.
Nella mia seppur breve carriera da freelance ho fatto consulenza con tre diverse web agency e solo in un caso come prima cosa mi è stato dato un manuale sulle procedure e le regole usate internamente… devo dire che in quel caso integrarmi con il resto del team è stato veramente molto più semplice e veloce.
Credo sia una buona idea, e un ottimo proposito, dove lavoro utilizziamo una wiki dove vengono descritti standard e informazioni un po’ su tutto dai clienti alla produzione. Visto che siamo in ambito web avere una wiki sia di grande aiuto soprattutto se si lavora in team e rende più facile aggiornare e consultare le informazioni anche per collaboratori esterni. Un’alternativa meno impegnativa potrebbe essere quelle di organizzare un gruppo google. Una nota personale: tenere aggiornata una guida per gli standard alla lunga diventa un impegno che purtroppo lavorando diventa sempre più oneroso, se si può contare sul contributo di tutti è più semplice.
sì, è una base per tutte le aziende certificate ISO, ma anche per chi non lo è, una guida può aiutare a snellire. il brutto è proprio avere il tempo di scriverla.
@lauryn il tempo non c’è mai per fare i lavori interni lo so, però ho imparato che si aspetta di avere il tempo per fare certe cose si finisce che non si fa mai.
Così ho imparato bisogna iniziare le cose e cercare di darsi una scadenza e qualcosa si riesce a fare. Un pò a fatica tra le mille cose, ma si riesce.
@mauro l’idea della wiki lo proposta anch’io dove lavoro, ma il programmatore mi ha bocciato la cosa. non ama i CMS o gli applicativi già fatti come joombla, wordpress ecc. perchè reputa che sono vulnerabili. non commento la cosa e pertanto ho ripiegato sullo scrivere un bel documento.
[...] un tema importante per la gestione e l’organizzazione di un team, la creazione di una linea guida comune sulle fasi del [...]
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:O haker?
@n3GRo: cosa hacker?