Alcune cose che non sapete riguardo la contabilità e i pagamenti

accountant_calculatorSento spesso webdesigners lamentarsi riguardo pagamenti ritardatari da parte dei clienti, se non di mancati pagamenti. Ma nel primo caso non sempre ne hanno colpa i clienti, o meglio, non lo fanno certo apposta. Se si tratta di aziende infatti fate bene attenzione: non sono dei liberi professionisti come voi e non hanno solo una fattura da pagare ogni tanto.

Le aziende hanno, come è facile immaginare, diverse scadenze, fatture da pagare e delle procedure interne che permettono loro di gestire al meglio clienti e fornitori e quindi entrate e uscite.

Pertanto non date per scontato che se voi emettete fattura a “rimessa diretta” cioè a pagamento immediato, per loro corrisponda  a: “ora ti faccio il bonifico“. Nel migliore dei casi corrisponderà a: “ti pago a fine mese insieme alle altre fatture“. Non è per cattiveria o per fare dispetti, ma perchè funziona così: le aziende normalmente programmano i pagamenti ogni mese, poichè è anche il tempo materiale che è necessario per:

  1. raccogliere le fatture dei fornitori,
  2. registrarle,
  3. verificarle,
  4. fare i totali e confrontarli con liquidità e con le entrate clienti (quindi rapportarsi con almeno altri due uffici/persone)
  5. chiedere autorizzazioni dei pagamenti (ed eventualmente inseguire il titolare per un paio di firme di autorizzazione o per dover discutere e far approvare tutte le fatture per non lasciare fuori nessuno)
  6. ed infine predisporre i pagamenti e inviare la richiesta alla banca, che come minimo li renderà effettivi dopo una settimana lavorativa.

E spesso capita che proprio le vostre fatture si fermino al punto 5 perchè:

  1. Le entrate non coprono tutte le fatture e bisogna lasciar fuori qualcuno e rimandarlo al mese successivo
  2. Fra tutti i fornitori viene data priorità a quelli che riguardano l’attività principale della società

Non sottovalutate il lavoro che c’è dietro, perchè è vero che se noi non riceviamo il pagamento magari non arriviamo a fine mese, ma dietro ci sono procedure spesso rigide e dettate dalle ISO che non possiamo sottovalutare. Allora concordiamo sempre con i clienti le scadenze. Fate attenzione a ciò che scrivete pertanto come tempi di pagamento:

  • rimessa diretta non significa “ti pago ora” a meno che non si tratti di professionisti come voi e ne abbiano la possibilità
  • 30 gg DF, 60 gg DF o 90 gg DF significa che vi pagheranno trascorsi 30, 60 o 90 giorni dalla Data Fattura (non è molto usato)
  • 30 gg FM, 60 gg FM o 90 gg FM significa invece che vi pagheranno trascorsi 30, 60 o 90 giorni dalla data della fattura, ad arrivare alla fine del mese di scadenza (es: fattura emessa il 15/10 con 30 gg FM, scadrà il 30/11 e di conseguenza non aspettatevi l’effettivo accredito se non per il 10/12 dicembre)

Infine se si tratta di pubbliche amministrazioni aspettatevi di vedere la vostra fattura pagata dopo 60 giorni minimo 😉 Senza rancore, ma è proprio così. Saluti da una ex contabile 😀

Se hai altri dubbi ti rimando al sito del mio commercialista di fiducia, il Dott. Fabio Micera

Laura Gargiulo, web designer freelance e blogger. Autrice di "Come diventare web-coso" e "Consigli di webdesign base", moglie dal dicembre 2010 e madre dal dicembre 2012. Portfolio personale: Lauryn.it Parlo anche di viaggi ed expat su: Myplaceintheworld.it

20 Comments

  • gafields

    29 aprile 2009, 11:10

    Post sicuramente utile. Non esiste una “Guida al piccolo webdesigner contabile” che aiuti a districarsi nella selva burocratica legata a contratti, fatture e pagamenti? E’ obbligatorio rivolgersi a un commercialista? Io che sono dipendente ma faccio anche qualche piccolo lavoro in proprio cosa posso rilasciare al cliente non avendo partita iva?

  • Antonio2

    29 aprile 2009, 11:11

    Utilissimo articolo, soprattutto per me che, per quanto riguarda queste cose, ne sò meno di mezza, e faccio impazzire sempre il mio commercialista.

  • Lauryn

    29 aprile 2009, 11:18

    @gafields, per te che sei dipendente è sufficiente emettere nei confronti del cliente una ricevuta con ritenuta d’acconto:

    imponibile 100
    – ritenuta d’acconto (che il cliente dovrà versare per tuo conto) 20
    = totale da ricevere 80

    se il cliente non è possessore di partita iva o un’azienda che possa farti da sostituto d’imposta allora non è da inserire pertanto il totale sarà solo 100

    l’importante è intestare il documento cn tutti i tuoi dati e codice fiscale e destinato al cliente.

    a fine anno dovrai fare la dichiarazione dei redditi sommando il cud da dipendente e queste ricevute. in tal caso dovrai chiedere al tuo datore di lavoro di effettuare tu in sede separata la dichiarazione dei redditi 🙂

    @antonio2: felice di essere d’aiuto!

  • Lauryn

    29 aprile 2009, 11:20

    @gafields: attenzione importante è non superare i 5.000 euro annuali di ricevute 😉 altrimenti bisogna aprire partita iva (ma conviene effettivamente farlo oltre i 7.500 euro di incassi)

  • Mauro Accornero

    29 aprile 2009, 12:35

    Post utilissimo almeno per me che di fatture, pagamenti and co ignoro molto se non tutto e delego a persona competente e di fiducia. Una domanda oltre i tempi di pagamento implicano il fatto che se dopo x giorni dalla fattura (o entro la fine del mese in cui è stata fatta la fattura) posso “richiedere” i miei soldi con un legale o ci sono ulteriori tempi da considerare per un’azione legale?

  • Lauryn

    29 aprile 2009, 13:16

    allora, io ho fatto anche il “recupero crediti” nella suddetta azienda. si trattava perlopiù di crediti vecchi, ma agivo anche su quelli più recenti.

    normalmente userei un po’ di buon senso e farei così: dopo 15/20 giorni dalla scadenza chiamerei per chiedere a che punto è il pagamento di tale fattura. se la risposta non è precisa ma è del tipo: “la paghiamo prima possibile” o “mia nonna era in ospedale, non c’è l’addetta ai pagamenti” dubita, ma lasciagli ancora margine, aspetta altri 15 giorni…se invece ti dicono “è messa in pagamento per il mese prossimo”, oppure “abbiamo fatto il bonifico, arriverà a giorni” allora non mentono(in questo caso farsi mandare il CRO del bonifico).

    nel caso ci siano dubbi e che stiano tergiversando, cominciate ad avere un atteggiamento più netto: scaduto il primo mese dalla scadenza richiamate, chiedendo che volete il CRO del bonifico in data odierna altrimenti ricorrerete ad azioni legali senza ulteriormente richiamare.

    da quel momento chiamate l’avvocato, in genere basta una lettera per farvi pagare la fattura con gli interessi dalla data di scadenza.

  • gafields

    29 aprile 2009, 13:22

    @Lauryn Grazie per i consigli. Stavo anche pensando di associarmi all’IWA. Sapete se offre anche questo tipo di consulenze economico – contabili?

  • Lauryn

    29 aprile 2009, 13:31

    sì, nell’area soci del sito c’è il supporto giuridico-fiscale agli associati gestito da Antonino Attanasio. non è come avere commercialista e avvocato gratis, ma se hai dei dubbi puoi rivolgerti a lui 🙂

  • Francesco Biacca

    2 maggio 2009, 01:16

    nonostante risulti utile, mi pare un filo troppo buonista nei confronti delle aziende. Non è che sia tutto rose e fiori e soprattutto: le aziende spesso e volentieri se ne approfittano.

    Piuttosto che pagare un consulente a partita iva regolarmente, preferisco rigirare i profitti sulle ore del consulente per poter pagare i dipendenti (che in proporzione fanno guadagnare loro di meno e, se il progetto è con la PA, anche più in là nel tempo).

  • Lauryn

    2 maggio 2009, 08:56

    @francesco: ciao, non è buonismo, è rappresentazione della realtà. come accennavo infatti io ho lavorato nell’amministrazione di una società commerciale, e so cosa avviene dietro le quinte.

    questa parte: “Piuttosto che pagare un consulente a partita iva regolarmente, preferisco rigirare i profitti sulle ore del consulente per poter pagare i dipendenti” non capisco cosa vuoi intendere.

    se intendi che la società è talmente in crisi da non riuscire a pagare i dipendenti, vorrei ben vedere se non paghi prima i dipendenti. nella lista dei pagamenti sono proprio al di fuori, proprio perchè i primi da assicurare e i primi da liquidare IN ASSOLUTO. mi sembra un atteggiamento più che rispettoso. non si parla di “profitti”, che sono un’altra cosa, ma di “liquidità”: ciò di cui la società dispone quel mese per poter effettuare i pagamenti al di fuori dei finanziamenti a lungo termine (vedi banche etc).

    se tu avessi un mutuo, una famiglia, luce e gas da pagare, e dovessi pagare anche la donna delle pulizie, ma quel mese non ci arrivi…che fai lasci tuo figlio senza cibo o chiedi alla donna delle pulizie di aspettare il mese successivo?

    ovvio che poi ci sono le aziende che ne approfittano…personalmente non conosco le PA e non so materialmente il perchè di tanta dilazione nel tempo. probabilmente è tutto dovuto alla burocrazia e al fatto che l’autorizzazione ai pagamenti debba venire da un ufficio superiore e che l’autorizzazione venga da un superiore di più “filiali” etc.

    se sei particolarmente in confidenza con il titolare allora sì che forse riesci ad avere una corsia preferenziale. avendo lavorato in una società di moda, vedevo passare avanti solamente fatture personalmente autorizzate dalla titolare e che portavano nomi piuttosto famosi o suoi conoscenti/amici. e allora sì che venivano pagati subito.

    talvolta buttarla in amicizia verso fine lavoro può essere utile 😉

  • Lauryn

    2 maggio 2009, 09:00

    concludo dicendo che il mio articolo era nato da un’affermazione letta in un altro commento, in cui un webdesigner si lamentava di un pagamento non arrivato dopo “ben” 3 settimane, e volevo appunto chiarire la situazione, e cioè che se si tratta di una società, 3 settimane non sono un ritardo ma il tempo materialmente necessario per metterlo in pagamento (insieme a tutto il resto). è stato questo atteggiamento estremamente “bambinesco” e “lamentoso” che mi ha portata a voler chiarire un po’ le idee a chi magari si arrabbia perchè il cliente non sa la differenza fra explorer e firefox, e poi lui stesso non sa la differenza fra finanziamenti a breve e a lungo termine 😉

  • Marco

    14 febbraio 2011, 16:30

    Un sito presenta le informazioni per il pagamento in questo modo:

    Pagamento a [60 giorni dal GG/MM] : *** giorno/i il: ** (GG)?

    Mi sai dire che significa ? (i dati richiesti sono gli asterischi)

    Ciao

    • Lauryn

      14 febbraio 2011, 16:43

      ah boh vai ad interpretare XD

  • Daniele Ferla

    15 giugno 2011, 16:22

    Ciao, riguardo all’argomento “farsi pagare” ho recentemente ho scritto un post in cui evidenzio la possibilità, per leggere, di far valere i diritti di lavoratore autonomo freelance.
    Chiunque sia interessato può trovarlo qui, come approfondimento agli ottimi consigli di questo post : http://bit.ly/mpBLfO

    Un saluto a tutti
    Daniele Ferla

    • Lauryn

      15 giugno 2011, 16:29

      grazie daniele,
      la davo per scontata perchè quel DL io lo cito sempre nel mio contratto. non risolve i problemi perchè in realtà gli interessi sono ben poca cosa e il cliente non si spaventa per poche lire (per un ritardo di 6 mesi ho preso si e no 30 euro di interessi, figurati).
      il metodo più veloce è l’ingiunzione di pagamento: si finisce immediatamente nel registro dei protestati, e questo il cliente non lo vuole. basta una minaccia di farlo da parte di un avvocato e la cosa finisce lì, corrono tutti a pagare. provato e testato per voi 😉

  • Enrico

    5 ottobre 2011, 16:50

    No. Se si indica un termine pagamento, superato quel termine si è in inadempienza contrattuale.

    Non ci si può giustificare con l’italiano “in fondo va così” poiché esiste il principio di responsabilità di chi commissiona un lavoro. Se chi commissiona non è in grado di gestire la propria contabilità ciò va addebitato a sua precisa responsabilità.

    Anche durante il ciclo di studio si dà una insufficienza a chi non riesce a studiare e non si penalizza la classe poiché vi sono studenti impreparati.

  • Lauryn

    5 ottobre 2011, 20:49

    grazie Enrico, hai ragione!
    Il “no” a che commento era riferito?

  • Enrico

    5 ottobre 2011, 20:57

    Il no è riferito al fatto che se un committente mi commissiona un incarico e si vincola contrattualmente con me a pagarmi in 90 GGFMDF e poi non riesce a dimostrarlo, non si può dire che “non sempre sia colpa sua”.

    Esiste un principio di responsabilità: lo capisco che possa capitare un imprevisto, ma l’imprevisto non può esonerare da una responsabilità altrimenti si rischia quell’effetto a catena di pagamenti in ritardo che è uno delle grandi patologie dell’economia stagnante italiana.

    Se si ritardano i pagamenti si è nell’inadempienza contrattuale: il fatto che non si riesca ancora a punire questa condotta non determina la gravità di questa patologia sociale (ed economica).

  • Lauryn

    5 ottobre 2011, 21:06

    ovvio che sì, hai frainteso il mio articolo e ti spiego meglio: sento sempre lamentarsi del fatto che clienti e aziende chiedono pagamenti a tot giorni. non esiste che paghino in ritardo, su questo non ci piove, giustificavo solo le lunghe scadenze, che per molti che si affacciano a questo mestiere, possono essere una novità e si aspettano scadenze a rimessa diretta o massimo 30gg.

  • Mastro

    6 ottobre 2011, 09:51

    E’ incredibile la parte 4/5
    verificare la liquidità e le entrate dei clienti…

    della serie i miei clienti non hanno pagato me… e io aspetto a pagare te… Quante agenzie lo dicono purtoppo.

    Il punto è io lavoro per te, non per i tuoi clienti, possibile che un’azienda, nei rischi imprenditoriali che si studiano, non metta MAI in conto, di avere del denaro proprio, per pagare i collaboratori per tempo, anticipando un eventuale ritardo del cliente a monte? NO.
    Ti dicono eh ci hanno ritardato i pagamenti, mi spiace, ma sinceramente è un problema vostro, non mio.

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